Insiden yang berkaitan dengan Pilot Transfer Arrangement (PTA) sering kali mencerminkan permasalahan sistemik yang lebih luas, seperti ketidakkonsistenan pelatihan di atas kapal, pengawasan yang kurang memadai, atau kurangnya pemahaman bersama mengenai prosedur. Memastikan semua pihak memahami ekspektasi dan waktu pelaksanaan secara jelas merupakan hal yang krusial bagi keselamatan.

Sebuah video edukatif dari Fédération Française des Pilotes Maritimes menyoroti bahwa jatuh dari ketinggian 3 meter ke kapal pilot dapat menyebabkan cedera serius, jatuh dari 5 meter dapat mengakibatkan disabilitas permanen, dan jatuh dari 8 meter dapat berakibat fatal. Hal ini menegaskan pentingnya komunikasi dan koordinasi yang jelas antara tim anjungan kapal, pilot, serta awak kapal pilot.

Saat pilot naik ke kapal, umumnya lebih aman bagi kapal pilot untuk menjauh setelah pilot berada dengan aman di tangga dan mulai memanjat. Namun, ketika pilot hendak turun dan masih berada di bagian atas tangga, risiko cedera fatal apabila terjatuh ke kapal pilot menjadi sangat tinggi.

Situasi ini menimbulkan konflik antara dua risiko yang saling bertentangan: risiko jatuh dari ketinggian ke kapal pilot yang sudah berada di bawah tangga, dan risiko kapal pilot tersangkut pada bagian bawah tangga ketika bermanuver mendekat, yang dapat menyebabkan pilot terlempar akibat gerakan kapal yang tiba-tiba.

Tidak ada satu jawaban tunggal yang dapat diterapkan secara universal. Namun, Prosedur Operasi Standar (SOP) di banyak otoritas pemanduan biasanya menetapkan agar kapal pilot sudah berada di posisi bawah tangga sebelum pilot mencapai bagian atas dan mulai menuruni tangga. CHIRP menyarankan agar otoritas pemanduan melengkapi SOP mereka dengan memberi pilot kewenangan untuk mengambil keputusan berdasarkan asesmen risiko dinamis yang dilakukan bersama kapal dan kapal pilot. Jika hasil penilaian menunjukkan bahwa kondisi tertentu lebih aman bila kapal pilot mendekat setelah pilot turun sebagian tangga, maka kebijakan tersebut sebaiknya diperbolehkan.

Dalam semua situasi, poster pilotan IMO (MSC.1/Circ.1428) dapat memperkuat koordinasi dan pemahaman bersama. Komunikasi yang jelas, kesadaran bersama, dan ketepatan waktu tetap menjadi cara paling efektif untuk memastikan setiap proses transfer pilot berlangsung dengan aman.